Il existe de nombreux dossiers importants que les familles doivent préserver. Qu’il s’agisse de certificats de naissance, de contrats d’assurance, de cartes de sécurité sociale ou d’autres documents, vous devez à la fois préserver ces éléments et y avoir accès lorsqu’ils sont nécessaires. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est d’utiliser un système de gestion des documents.
Les fichiers physiques peuvent être perdus
Un système de gestion de documents peut protéger votre famille en sauvegardant vos fichiers importants dans le nuage, où ils ne seront pas perdus. En raison de la conception de l’hébergement en nuage, les fichiers stockés dans le nuage sont très difficiles à perdre. Ce n’est pas le cas des fichiers papier physiques qui sont stockés chez vous ou ailleurs.
Vos fichiers seront sécurisés en ligne
Le stockage de fichiers importants sur des services de stockage de fichiers génériques comporte toujours un risque. À un moment ou à un autre, ces services peuvent être piratés, ce qui signifie que vos fichiers privés peuvent tomber entre de mauvaises mains. Cependant, la plupart des systèmes de gestion de documents sont conçus en tenant compte de la confidentialité et de la sécurité de ces fichiers. Des méthodes de sécurité telles que le cryptage les empêcheront d’être accessibles à quiconque, sauf vous.
Vous pouvez retrouver vos documents quand vous en avez besoin
Un système de gestion de documents est également conçu pour faciliter la récupération rapide de vos fichiers. Vous pourrez rechercher les documents dont vous avez besoin et les trouver presque instantanément. Ce ne sera pas le cas des documents papier chez vous si vous ne vous souvenez pas exactement où vous les avez rangés.
Vous économiserez du temps et de l’argent
L’utilisation d’un système de gestion des documents peut également vous faire gagner du temps et de l’argent. D’une part, vous n’aurez pas besoin de faire autant de copies papier. Vous économiserez ainsi du papier et de l’encre d’imprimante. Vous n’aurez pas à payer pour faire rééditer un document important, comme un certificat de naissance, si vous disposez d’une sauvegarde numérique dans le nuage. Vous n’aurez pas non plus à perdre du temps ou de l’argent à vous encombrer d’armoires à dossiers encombrantes.
Vous serez mieux protégé sur le plan juridique
Avoir un accès rapide aux fichiers importants signifie également pouvoir y accéder en cas de litige. Par exemple, si vous avez une copie du contrat que vous avez conclu avec un entrepreneur en construction dans votre système de gestion des documents, vous pourrez vous y référer si l’entrepreneur ne tient pas ses promesses. L’utilisation d’un système de gestion des documents pour les dossiers juridiques permet d’envoyer immédiatement les dossiers à votre avocat.
Il peut vous aider en cas d’audit
L’utilisation d’un système de gestion de documents peut vous protéger si vous êtes contrôlé par l’IRS. Vous pouvez stocker tous vos documents IRS ainsi que tous les documents financiers pertinents avec un système de gestion de documents. Vous pourrez ainsi retrouver les documents nécessaires pour prouver que vous avez été honnête sur vos formulaires fiscaux.
Il peut augmenter la productivité de votre bureau à domicile
Si vous travaillez à domicile, un système de gestion de documents peut être d’une grande aide pour augmenter votre productivité. Vous n’aurez pas à passer autant de temps à imprimer des documents ou à les cataloguer. Au lieu de cela, les fichiers dont vous avez besoin pourront être récupérés en quelques secondes lorsque vous en aurez besoin.
Il peut aider l’environnement
Les systèmes de gestion de documents ont également l’avantage de vous aider à accroître le respect de l’environnement dans votre foyer. Cela sera certainement vrai en ce qui concerne la quantité de papier que votre famille utilise au cours d’une année. Vous avez peut-être pensé que cela ne ferait pas une grande différence. Cependant, une personne gaspille chaque année l’équivalent de sept arbres en papier. Chaque petit geste compte.
Il peut aider votre famille à remplir rapidement les formulaires gouvernementaux
Remplir des formulaires et des procédures gouvernementales peut être très technique et nécessiter la présentation de documents prouvant que vous êtes bien la personne que vous prétendez être. L’obtention d’un permis de conduire, par exemple, nécessite plusieurs pièces d’identité. Un système de gestion des documents vous permettra d’accéder instantanément aux documents nécessaires.
Il peut préserver la santé de votre famille
Un système de gestion de documents peut également être utilisé pour stocker et classer les documents médicaux importants des différents membres de votre famille. En fait, la plupart des cabinets médicaux utilisent un logiciel très similaire. Si vous devez consulter un document concernant la santé d’un membre de votre famille, un système de gestion de documents peut vous aider à le faire très facilement.
L’utilisation d’un système de gestion des documents pour une famille présente en effet de nombreux avantages. Globalement, il permet de protéger vos documents les plus importants et de les rendre facilement accessibles lorsque vous en avez le plus besoin.
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